宣传部“人人讲课”专题学习讲座之一

时间管理

宣传部  许妍

      现在，大家在闲聊的时候，常常会感慨时间不够用，尤其是成家有了孩子之后。工作、生活，我们从早忙到晚，废寝忘食，却依然有忙不完的事情。于是，亚健康悄悄地找上了我们，过劳死的人也越来越多。有人曾统计过，一个活到72岁的美国人一生的时间分配：
      睡觉21年
      工作14年 
      个人卫生7年 
      吃饭6年 
      旅行6年 
      排队5年 
      学习4年 
      开会3年 
      打电话2年 
      找东西1年 
      其他3年 
      这些数字应该会让我们在座的每一个人都有不同的触动与反思，我们无法使时光倒流，也不能使时光缓慢，但我们却可以控制它的“流向”。通过时间管理，让时光流向更有意义的地方。
      那我们如何让那短暂有限的时间发挥它最大的效能呢？这就是我们今天要谈论的内容时间管理。
      一、时间管理的概念与发展历程
      (一)　概念
      时间管理（Time Management）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。
      时间对每一个人都是公平的，不能存储，不能停留，但你可以安排和管理。时间管理是一种方法，更是一种影响一生的习惯。
      (二)实质
    时间管理是考虑如何分配及善用自己的时间。
    时间管理是学习如何让自己变得更有效能，即又快又对地做完事情。
    时间管理要求个人要有事前的计划或长期的规划。
     （三）发展历程
      第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。这一代理论最大的缺点，是没有“优先”的观念。虽然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此，所完成的只是必要而非重要的事。它是积极的，但却是被动的；它是一种良好的习惯，但未必是科学的方法。
      第二代理论强调计划与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。这一代理论使人的自制力和效率都有所提高，能够未雨绸缪，不只是随波逐流，但是对事情仍没有轻重缓急之分。
      第三代理论是目前最流行的，讲求优先顺序的观念，也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。这一代理论虽然有了很大的进步，讲究价值观与目标，但也有人提出异议，认为过分强调效率，把时间绷得死死的，反而会产生副作用，使人失去增进感情、满足个人需要以及计划行事，视野不够广阔，纠缠于急务之中，难免因小失大，降低生活品质。
      第四代理论在前三代理论的基础上，兼收并蓄，推陈出新。以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；注重生命因素的均衡发展；始终把个人精力的焦点放在“重要”的事务上。
      如何判断“重要”？重要性与目标息息相关。凡有利于实现目标的事务均属重要，越有利于实现核心目标就越重要。
     二、日常生活中浪费时间的表现
     （一）主观原因
      1. 缺乏明确的目标
      2.拖延。
      3. 缺乏优先顺序
      4. 想做的事情太多
      5. 做事有头无尾
      6. 缺乏条理与整洁
      7. 不懂授权
      8. 不会拒绝别人的请求
      9. 仓促决策
      10. 行动缓慢
      11. 懒惰
      12. 心态消极
      （二）客观原因
      上级领导浪费时间（开会、电话、不懂授权）
      工作系统浪费时间（访客、写报告等）
      生活条件浪费时间（通信、环境、交通、闲聊等）
      举例：德国是世界上公认的严谨守时的民族之一。约定好的时间，无特殊情况，绝不轻易变动。德国人应邀到别人家做客或者是外出拜访朋友，都会按点到达，绝不会提前或迟到，不会让主人浪费时间干等或者不得不提前招待客人。否则的话，就是不礼貌，如有特殊原因无法准时赴约时，都会向朋友表示歉意，并请求原谅。 
      在这里我们也要说说嗜急成瘾。
      一些人习惯于风风火火地处理看起来很紧急的事情，因为处理这类事情，感觉让人兴奋不已，使我们感到自己精力旺盛了，感到自己有用武之地了、有成就感了、被认可了。
      由此变得善于应付紧急的事情，一旦其出现，我们就希望自己像电影里的大侠一般：快马加鞭冲进去，拔出手枪，对着歹徒一阵扫射，然后吹散枪筒冒出的硝烟，朝着夕阳西下地方策马离去，如同英雄一般。
      ――它带来的是立竿见影的效果和成就感。
      我们从解决紧急的事情中得到了暂时快感。如果事情稍微不重要，其紧急程度就成为非常重要的因素，我们就会不由自主地处理紧急事情，且一发不可收拾。人们期望自己忙碌起来，多干活。这已经成为我们身份的象征――如果很忙，自己就是重要的；如果不忙，几乎羞于承认这一点。我们从忙忙碌碌中获得了安全感。忙忙碌碌让人充实，讨人喜欢，使人愉悦，也是不用处理我们生活中真正重要事情的绝好借口。
      我们总是没有时间陪伴家人共度一段美好时光，我们会说“还有事情很急。”
      我们总是没有时间锻炼身体，我们会觉得，眼下有很多急事要做。
      嗜急成瘾是一种自我摧残的行为，它能够暂时填补未得到满足的需求所造成的空虚。时间管理手段和方法非但没有满足这些需求，反而使这一味处理急事的瘾头变本加厉，使我们每天只关注那些紧急的事情。
      那么，到底我们该如何去管理自己的时间，让我们可以更有效率的工作，更加轻松地享受生活呢？
      三、时间管理的方法与技巧
      1、确定自己的目标，目标要具体、具有可实现性。这就是要有人生目标及目标体系。目标能最大限度地聚集你的资源（包括时间）。因此，只有目标明确，才能最大限度地节约时间。
      爱默生说： “用于事业上的时间，绝不是损失。
      人生的道路，存在着时间与价值的对应关系。有目标，一分一秒就是成功的记录；没有目标，一分一秒都是生命的流逝。
      2、制定计划并严格执行。也就是我必须做什么？这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。
      前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。社会只承认有效劳动。
      3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。
      一个人工作中要做的所有事情一般可分为四类：A紧急且重要的；B不紧急但重要的；C紧急但不重要的；D不紧急也不重要的，这个理论被称为“帕累托原则”。这四类中，A需要去做，D不要做。这样的结论一般容易得出。那么B和C要做哪一个呢？答案是B。放弃不重要的事情，可以使我们更专注于重要的事物。努力安排好不紧急但重要的事情，安排好它们，它们就不会出现在A的列表中，因为我们知道，A经常会把我们搞得手忙脚乱，事实上时间管理大部分集中在B这个范围内。
      举例：麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。
      麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。
      4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。只做前六项最重要的事情。一次只做一件事情。优化时间安排，充分利用时间。
      举例：著名的雕塑  大卫块头大却不失优雅，至今仍吸引着世界各地的游客前往佛罗伦萨。人们曾问过当时年仅25岁的米开朗琪罗，他是如何用一块逾吨重的没有生命的大理石雕刻出这样一个无比精美的有血有肉的大卫的，他不假思索地回答道：“我并不是在创造什么艺术。大卫早就已经在那儿了。我要做的，只是把那块大理石中不属于大卫的部分去掉，把活生生的大卫解放出来。”
      一言以蔽之：去除所有的障眼物，使最重要的部分突显出来 这就是米开朗琪罗成功的秘密！而且，这一经验依然能够帮助我们翻开崭新的生活篇章。在纷繁的现代社会中，许多人都迫切地希望找到生活的重心，并以此提高自己的生活质量。
      5、要具有灵活性。一般来说，只将时间的50%计划好，其余的50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。
      6、遵循自己的生物钟。办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间里。
      7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。
      8、不做完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。完成，比完美更重要。
      9、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说"不"。
      10、简单直接才能提高工作效率。一家世界500强企业招聘职员，面试时主考官问了这样一道算术题：10减1等于多少？一些应试者神神秘秘地趴在主考官的耳边说：“你想让它等于几，它就等于几。”还有人自作聪明地说：“10减1等于9，就是消费；10减 1等于12，那是经营；10减1等于15，那是贸易；10减1等于20，那是金融；10减1等于100，那就是贿赂。
      只有一个应试者回答等于9，还有点犹犹豫豫。主考官问他为什么，这位应试者说：“我怕照实说，会显得自己很愚蠢，智商低。”结果这个“愚蠢”的应试者被录取了。事后有人问主考官为什么会出这道题。主考官说，我们公司的宗旨就是“不要把复杂的问题看得过于简单，也不要把简单的问题看得过于复杂”。
      10―1=9，本是很简单的问题。可我们却经常绞尽脑汁赋予它种种想当然的意义，却忽略了事物最原始的本质含义。追求效率，是企业的根本。而简单、直接的管理是达到高效的基础。
      杰克.韦尔奇曾说：世上没有什么绝对真理和管理秘笈，最直接、最简单的管理办法，往往才是最有效的管理方法。
      四、长寿新解
      人的生命是有限的，我们不能绝对地延长寿命，但通过时间管理，却可以相对将生命延长。
      工作的时候，我们全心工作、创造财富；生活的时候，我们尽情享受、营造欢乐；不虚度时光，让自己的存在更有价值，更有意义……
      提高工作效率，提高生活质量，让生命的价值在有限的时间里尽量发挥，这样就等于增加了生命的“密度”，扩充了有限生命的内涵……
      珍惜时间，管理时间，把更多的时间用在更有效益的地方。时间多了，机会就多；机会增加了，必然促成目标的早日达成时间提前了……生命就得以延长。
      最后，用一句话结束今天的内容：善用时间，就是善用自己的生命。
      谢谢！